Dokumentenmanagement: Das „papierlose Büro“ als Voraussetzung für Effizienz

Desk- und Laptops, Tablets und Smartphones sind heutzutage aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Die private und geschäftliche Kommunikation läuft über das Internet. Die Digitalisierung hat alle Bereiche des Lebens erreicht. Dennoch gibt es immer noch Medienbrüche zwischen analog und digital – auch in Unternehmen.

Digitalisierung als Wettbewerbsvorteil

Dabei ist die Digitale Transformation, die Umstellung aller Bereiche in einer Organisation auf digitale Prozesse, für Unternehmen ein Muss, um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten und zu erhöhen. Gerade das „papierlose Büro“, die Digitalisierung von Dokumenten und Verwaltungsvorgängen als Basis der internen und externen Kommunikation, also des digitalen Workflows, ist eine Voraussetzung dafür, dass die Mitarbeitenden – unternehmensweit – schneller, effizienter und intelligenter arbeiten können.

Viele Unternehmen haben das bereits erkannt. Eine Studie des Digitalverbands Bitkom zeigt, dass bereist knapp die Hälfte der mittelständischen Unternehmen Dokumente digital verwaltet und eine Digitalisierungsstrategie verfolgt. Dennoch sind Brüche im digitalen Workflow häufig, so eine Studie von Conga: In jedem dritten Fall werden Dokumente nicht durchgängig in CRM-Systemen (CRM: Customer-Relationship-Management) gepflegt, sondern selbst erstellt, neue Daten und Adressinformationen werden manuell in Dokumente eingetragen.

CRM-Systeme: einheitliche Formate, klare Zugriffsregelung

CRM-Systeme werden bereits in den meisten mittelständischen und grossen Unternehmen eingesetzt. Ein solches CRM-System bietet die Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu vereinfachen und damit die Fehlerquote zu senken und die Agilität zu erhöhen. Darin werden Dokumente in einheitlichen Formaten zentral abgelegt, automatisiert um fehlende Standardinformationen ergänzt und je nach Zugriffsrechten allen Beteiligten zur Pflege – mit einem festgelegten Satz an Tools – und/oder Nutzung zugänglich gemacht. So können alle Dokumente auf dem jeweils aktuellen Stand gehalten und von den Verantwortlichen freigegeben werden. Alle Nutzenden sind damit auf demselben Wissenstand – von der Geschäftsführung bis zum Aussendienst.

Datenschutz- und Compliance-Vorgaben automatisch beachten

Datenschutz und Gesetzeskonformität ist für alle Unternehmen ein Muss. Auch hier hilft das CRM-System: Ein zentrales Dokumenten-Repository kann automatisch aktuelle Vorlagen von Standarddokumenten – Verträgen, Produktinformationen und Angeboten – normenkonform im Stil der eigenen Corporate Identity (CI) generieren. Die individuellen Daten, wie Name und Adresse von Geschäftspartnern, speist die CRM-Software automatisch ein.

Fazit

Digitalisierung bietet die notwendige Vereinfachung im Umgang mit Geschäftsdokumenten. Das erhöht die Reaktionsgeschwindigkeit eines Unternehmens und damit die Zufriedenheit von Kunden und Geschäftspartnern – bei überschaubarem Aufwand.