Eine Prozessoptimierung umfasst die Gesamtheit aller Massnahmen zur Verbesserung bestehender Prozesse durch ein effizientes Zusammenspiel aller am Prozess beteiligten Arbeitsmittel, Personen und Institutionen. Eine Prozessoptimierung ist also die Grundlage dafür, bestehende Abläufe und Verfahrensweisen so umzugestalten, dass das gewünschte Ergebnis mit einem geringeren Einsatz an Ressourcen – Zeit, Personen, Material, Finanzmittel – erzielt wird. Prozessoptimierung bewirkt daher einen Effizienzgewinn durch Vermeidung von Verschwendung.
Genauer aufgeschlüsselt werden kann die Wirkung einer Prozessoptimierung in folgende Aspekte:
- Produktivitätssteigerung;
- Qualitätsverbesserung;
- Verkürzung der Durchlaufzeiten;
- Reduktion des Ressourcenverbrauchs;
- Verbesserung des Layouts;
- Erhöhung der Auslastung;
- Verbesserung der Abläufe;
- Verkürzung der Wege;
- Abbau von Kommunikationshemmnissen;
- Unfallvermeidung,
- Kostensenkung.
Das bewirkt eine Prozessoptimierung!
Produktivitätssteigerung
Die Steigerung der Produktivität wird durch Kombination technischer und organisatorischer Massnahmen erreicht. Technische Mittel decken ein weites Spektrum ab von Vorrichtungen und Halterungen (Schlüssel-Schloss-Prinzip zur Fehlervermeidung, Poka Yoke) bis hin zur Automatisierung und Digitalisierung – hier sind allerdings Kosten-Nutzen-Aspekte zu beachten. Organisatorische Massnahmen können die Just-in-Time-Bereitstellung von Arbeitsmitteln oder die Einführung von Kanban als Steuerungsverfahren bestehen.
Qualitätsverbesserung
Eine Verbesserung der Qualität führt zu einer Verminderung des Ausschusses, zu einer Reduktion der notwendigen Nachbearbeitung von gefertigten Gütern und damit zu einer Reduktion der Verschwendung sowie zu einer höheren Kundenzufriedenheit.
Qualität beginnt schon bei der Gestaltung der Arbeitsmittel in der Produktion, etwa durch Fehlervermeidung mit Poka Yoke. Die erreichte Qualität wird mit Mess- und Prüfmitteln festgestellt, entsprechende Verfahren können auch automatisiert und digitalisiert werden. Als Methoden der Qualitätssicherung gelten statistische Verfahren wie Six-Sigma, der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) bzw. Kaizen oder auch die Einrichtung von Qualitätszirkeln.
Verkürzung der Durchlaufzeiten
Eine Verkürzung der Durchlaufzeiten ist in vielen Fällen schon durch eine Verringerung der Warte- und Liegezeiten zu erreichen, die zu Verzögerungen der Prozesse führen und Verschwendung darstellen. Durch Umstellung der Produktion auf den Milkrun oder das Shopfloor-Prinzip bestehen hier Optimierungspotenziale. Aber auch die ergonomische Gestaltung der Arbeitsplätze oder die Optimierung von Arbeitsabläufen (Multimomentaufnahme) bieten Möglichkeiten. Um nicht wertschöpfende Prozesse zu eliminieren, kann die Wertstromanalyse als Methode eingesetzt werden.
Reduktion des Ressourcenverbrauchs
Prozessoptimierung spart Material, Personal, Zeit und Geld: Wird die Menge der eingesetzten Ressourcen reduziert, ist die Einsparung sofort sicht- und messbar.
Verbesserung des Layouts
Eine Veränderung des Layouts der Betriebsmittel und Arbeitsplätze, beispielsweise durch Verkleinerung der Flächen und ergonomische Anordnung der Anlagenteile zueinander oder durch Umstellung von Werkstatt- auf Fliessfertigung, können Durchlaufzeiten reduziert und Wege verkürzt werden.
Erhöhung der Auslastung
Die Auslastung von Fertigungsanlagen steigt, wenn Stillstände – betriebsbedingt oder ungeplant – vermieden werden. Betriebsbedingte Stillstände können beispielsweise durch Verkürzung der Rüstzeiten reduziert werden oder durch Einsatz von Arbeitssystemen mit künstlicher Intelligenz (KI), die Wartungsintervalle oder Verschleissgrenzen selbstständig erkennen und melden, sodass nur bei Bedarf eingegriffen werden muss.
Verbesserung der Abläufe
Reduktion der Abläufe auf wertschöpfende Tätigkeiten, Verringerung der Anzahl von und Optimierung der Schnittstellen, Vermeidung von Wartezeiten: Hier greift die Wertstromanalyse.
Verkürzung der Wege
Überflüssige Materialtransporte vermeiden, Transportwege – beispielsweise zwischen Lager und Fertigung – verkürzen, nicht-ergonomische Bewegungen unterbinden: Die Verkürzung der Wege kann auf ein Arbeitssystem oder auf den ganzen Betrieb bezogen werden, von der Layout-Planung bis hin zur Arbeitsplatzgestaltung.
Abbau von Kommunikationshemmnissen
Die Festlegung und Standardisierung der Kommunikationsmittel und -wege kann darin bestehen, Systembrüche zwischen analoger und digitaler Kommunikation zu vermeiden, kann aber auch der übersichtlichen visuellen Darstellung von Abläufen und Zuständen dienen (Kanban, Andon-Board, Shopfloor-Tafeln).
Unfallvermeidung
Unfälle sind ungeplante Störungen im Betriebsablauf, die zu Verzögerungen und Ausfällen führen. Ordnung und Sauberkeit (5S-Methode: Selektion, Systematisierung, Säuberung, Standardisierung, Selbstdisziplin) sowie optische und akustische (Warn-)Einrichtungen tragen zur Verhütung von Unfällen bei und senken Stillstandszeiten.
Kostensenkung
Jede Prozessoptimierung führt zu einer Kostensenkung – wenn auch zunächst in Massnahmen investiert werden muss. Die Summe aller Einzelmassnahmen macht den Unterschied.
